Trang chính sách công khai
Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân
1. Chúng tôi là ai
Công ty Cổ phần Thương mại An An ("An An Trading", "chúng tôi") là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân đối với các thông tin được thu thập theo Chính sách này.
Chúng tôi hoạt động trong ba lĩnh vực: phái cử lao động sang Nhật Bản, tư vấn đầu tư và nghiên cứu thị trường, xuất nhập khẩu.
Đầu mối phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân:
- Người phụ trách: Bà Hoàng Quỳnh Trang — Giám đốc.
- Email: contact@anantrading.com.vn.
- Điện thoại: 028.7300.0096.
- Địa chỉ: 54 Nguyễn Thị Sáu, Xã Bà Điểm, TP. Hồ Chí Minh.
2. Chính sách này áp dụng ở đâu
- Website anantrading.com.vn và các trang con, bao gồm các biểu mẫu trực tuyến.
- Trang Zalo Official Account và trang Facebook của An An, bao gồm trợ lý trả lời tự động.
- Hồ sơ ứng viên và người lao động, dạng giấy và dạng điện tử.
- Dịch vụ hỗ trợ thủ tục hoàn tiền bảo hiểm hưu trí Nhật Bản (nenkin).
- Hoạt động liên hệ, tư vấn qua điện thoại, email, gặp trực tiếp.
3. Dữ liệu chúng tôi thu thập
3.1. Dữ liệu cá nhân cơ bản
- Họ tên, ngày sinh, giới tính.
- Số điện thoại, email, địa chỉ liên lạc.
- Trình độ học vấn, trình độ tiếng Nhật, kinh nghiệm làm việc.
- Nguyện vọng ngành nghề, thời gian mong muốn xuất cảnh.
- Thông tin liên hệ của người thân trong trường hợp cần thiết.
- Lịch sử trao đổi với chúng tôi: nội dung tin nhắn, ghi chú tư vấn, thời điểm liên hệ.
3.2. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm
Chỉ thu thập khi cần thiết cho việc lập hồ sơ phái cử hoặc hồ sơ thủ tục, và chỉ sau khi có sự đồng ý riêng của bạn:
- Giấy tờ tuỳ thân: căn cước công dân, hộ chiếu.
- Thông tin sức khoẻ: kết quả khám sức khoẻ, chiều cao, cân nặng, thị lực và các chỉ số mà tuyển dụng yêu cầu.
- Lý lịch tư pháp.
- Thông tin về hình xăm, khi đơn hàng có yêu cầu.
- Số hiệu bảo hiểm hưu trí Nhật Bản và thông tin tài khoản ngân hàng — chỉ đối với khách sử dụng dịch vụ nenkin.
3.3. Dữ liệu thu thập tự động trên website
- Địa chỉ IP, loại thiết bị, trình duyệt; trang đã xem, thời gian truy cập (nhật ký kỹ thuật của hệ thống lưu trữ website).
- Website có gắn thẻ đo lường của Google (Google Ads) để đo hiệu quả quảng cáo: ghi nhận lượt truy cập đến từ quảng cáo và lượt gửi biểu mẫu thành công. Thẻ này phục vụ thống kê, chúng tôi không dùng nó để nhận diện danh tính của bạn.
- Website không sử dụng Google Analytics và không sử dụng Meta Pixel.
3.4. Chúng tôi không tiếp nhận giấy tờ qua tin nhắn
- Trợ lý trả lời tự động trên Zalo và Facebook của chúng tôi không yêu cầu và không tiếp nhận giấy tờ tuỳ thân.
- Nếu bạn vô tình gửi số căn cước, số hộ chiếu, số hiệu bảo hiểm hưu trí, số tài khoản ngân hàng hoặc ảnh giấy tờ qua tin nhắn, chúng tôi không đưa các thông tin đó vào hồ sơ và sẽ hướng dẫn bạn gửi lại qua kênh phù hợp.
- Việc tiếp nhận giấy tờ chỉ thực hiện qua chuyên viên phụ trách — trực tiếp tại văn phòng hoặc qua biểu mẫu trực tuyến chính thức trên website (kết nối mã hoá HTTPS). Đây là biện pháp bảo vệ bạn khỏi rủi ro lừa đảo và rò rỉ dữ liệu.
4. Chúng tôi dùng dữ liệu để làm gì
| Mục đích | Loại dữ liệu |
|---|---|
| Tư vấn, giải đáp thắc mắc | Cơ bản |
| Đánh giá điều kiện tham gia chương trình, giới thiệu đơn hàng phù hợp | Cơ bản, sức khoẻ |
| Lập hồ sơ ứng viên gửi nghiệp đoàn và doanh nghiệp tiếp nhận tại Nhật | Cơ bản, nhạy cảm |
| Làm thủ tục tư cách lưu trú, visa | Cơ bản, nhạy cảm |
| Tổ chức đào tạo tiếng Nhật và định hướng trước xuất cảnh | Cơ bản |
| Hỗ trợ người lao động trong thời gian làm việc tại Nhật | Cơ bản |
| Hỗ trợ thủ tục hoàn tiền bảo hiểm hưu trí (nenkin) | Cơ bản, nhạy cảm |
| Thực hiện nghĩa vụ báo cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền | Theo yêu cầu pháp luật |
| Cải thiện chất lượng tư vấn, rà soát nội dung trợ lý tự động trả lời | Nội dung trao đổi |
Chúng tôi không dùng dữ liệu của bạn để bán, cho thuê, hoặc trao đổi vì mục đích thương mại.
5. Cơ sở xử lý dữ liệu
Chúng tôi xử lý dữ liệu của bạn trên cơ sở:
- Sự đồng ý của bạn — với hoạt động tư vấn, lập hồ sơ, và dịch vụ bạn yêu cầu.
- Thực hiện hợp đồng đã ký giữa bạn và An An.
- Nghĩa vụ pháp luật — bao gồm nghĩa vụ theo pháp luật về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, pháp luật về thuế và kế toán.
Với dữ liệu nhạy cảm, chúng tôi xin sự đồng ý riêng và nêu rõ mục đích trước khi thu thập.
Bạn có quyền không cung cấp dữ liệu. Tuy nhiên với một số dữ liệu bắt buộc theo yêu cầu của đơn hàng tuyển dụng hoặc của cơ quan có thẩm quyền, việc không cung cấp có thể dẫn tới việc chúng tôi không thể tiếp tục hỗ trợ bạn. Chúng tôi sẽ nói rõ điều này ở từng trường hợp cụ thể.
6. Chúng tôi chia sẻ dữ liệu cho ai
Chỉ chia sẻ trong phạm vi cần thiết cho mục đích đã nêu:
Tại Nhật Bản:
- Nghiệp đoàn tiếp nhận và doanh nghiệp tiếp nhận lao động.
- Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản.
- Cơ quan hưu trí Nhật Bản và người đại diện thuế — chỉ với hồ sơ dịch vụ nenkin.
Tại Việt Nam:
- Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về lao động đi làm việc ở nước ngoài.
- Cơ quan đại diện ngoại giao Nhật Bản tại Việt Nam, phục vụ thủ tục visa.
- Cơ sở đào tạo tiếng Nhật, cơ sở y tế khám sức khoẻ.
- Ngân hàng, khi bạn làm thủ tục vay vốn và có yêu cầu của bạn.
- Đơn vị cung cấp hạ tầng kỹ thuật cho hệ thống của chúng tôi.
Nền tảng nhắn tin: khi bạn liên hệ qua Zalo hoặc Facebook, nội dung trao đổi cũng được xử lý trên hạ tầng của các nền tảng đó theo chính sách riêng của họ.
Chúng tôi không chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba vì mục đích quảng cáo.
7. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Do đặc thù nghiệp vụ phái cử, dữ liệu cá nhân của bạn được chuyển sang Nhật Bản cho nghiệp đoàn, doanh nghiệp tiếp nhận và cơ quan có thẩm quyền của Nhật.
Việc chuyển này là điều kiện không thể thiếu để hồ sơ của bạn được xét tuyển và để bạn được cấp tư cách lưu trú. Chúng tôi thông báo rõ và xin sự đồng ý của bạn về việc này.
8. Thời gian lưu trữ
- Thông tin của người chỉ liên hệ tư vấn, không tiếp tục: 12 tháng kể từ lần liên hệ cuối.
- Hồ sơ ứng viên không trúng tuyển: 24 tháng, để giới thiệu đơn hàng khác nếu bạn có nhu cầu.
- Hồ sơ người lao động đã xuất cảnh: lưu theo thời hạn pháp luật về người lao động đi làm việc ở nước ngoài quy định.
- Chứng từ kế toán, thuế: theo thời hạn pháp luật về kế toán quy định.
- Nội dung tin nhắn với trợ lý tự động: 6 tháng, dùng để rà soát chất lượng trả lời.
Sau thời hạn trên, dữ liệu được xoá hoặc ẩn danh hoá, trừ phần pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu giữ.
9. Chúng tôi bảo vệ dữ liệu thế nào
- Phân quyền truy cập: chỉ chuyên viên phụ trách hồ sơ của bạn và người quản lý trực tiếp mới xem được hồ sơ đó.
- Kết nối website và các biểu mẫu trực tuyến được mã hoá (HTTPS).
- Hồ sơ giấy lưu trong khu vực có kiểm soát ra vào.
- Nhân viên được yêu cầu cam kết bảo mật thông tin của người lao động.
- Không tiếp nhận giấy tờ tuỳ thân qua tin nhắn, như nêu ở mục 3.4.
Không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu của bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn và cơ quan có thẩm quyền theo đúng thời hạn pháp luật quy định.
10. Quyền của bạn
Theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có các quyền:
- Được biết về việc xử lý dữ liệu của mình.
- Đồng ý hoặc không đồng ý với việc xử lý.
- Truy cập, xem dữ liệu chúng tôi đang giữ về bạn.
- Yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu sai hoặc chưa cập nhật.
- Rút lại sự đồng ý đã cho trước đó.
- Yêu cầu xoá dữ liệu của bạn.
- Yêu cầu hạn chế việc xử lý dữ liệu.
- Phản đối việc xử lý dữ liệu.
- Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật.
Cách thực hiện các quyền này: xem trang Hướng dẫn yêu cầu xoá dữ liệu cá nhân hoặc liên hệ đầu mối ở mục 1.
Chúng tôi không thu phí đối với các yêu cầu này.
11. Người dưới 18 tuổi
Dịch vụ phái cử lao động của chúng tôi chỉ dành cho người từ 18 tuổi trở lên.
Chúng tôi không chủ ý thu thập dữ liệu của người dưới 16 tuổi. Nếu phát hiện đã thu thập dữ liệu của người dưới 16 tuổi mà không có sự đồng ý của cha, mẹ hoặc người giám hộ, chúng tôi sẽ xoá ngay. Nếu bạn cho rằng con bạn đã cung cấp thông tin cho chúng tôi, vui lòng liên hệ đầu mối ở mục 1.
12. Cookie và công cụ đo lường
Website anantrading.com.vn là trang tĩnh, không tạo cookie đăng nhập hay cookie theo dõi riêng của chúng tôi.
Thẻ đo lường Google (Google Ads) nêu ở mục 3.3 có thể đặt cookie để ghi nhận lượt truy cập đến từ quảng cáo và lượt gửi biểu mẫu thành công. Bạn có thể từ chối bằng cách: chặn cookie trong cài đặt trình duyệt, dùng chế độ duyệt web riêng tư, hoặc điều chỉnh tuỳ chọn quảng cáo của Google tại adssettings.google.com. Việc từ chối không ảnh hưởng đến khả năng sử dụng website.
Website không dùng Google Analytics, không dùng Meta Pixel.
13. Thay đổi chính sách
Khi cập nhật Chính sách này, chúng tôi đăng bản mới tại chính trang này kèm ngày hiệu lực và số phiên bản. Với thay đổi quan trọng ảnh hưởng tới quyền của bạn, chúng tôi thông báo qua kênh liên lạc bạn đã cung cấp.
14. Liên hệ
Mọi thắc mắc, yêu cầu hoặc khiếu nại về dữ liệu cá nhân:
- Email: contact@anantrading.com.vn.
- Hotline: 028.7300.0096.
- Zalo Official Account: 0868.248.789.
- Trực tiếp: 54 Nguyễn Thị Sáu, Xã Bà Điểm, TP. Hồ Chí Minh — thứ Hai đến thứ Bảy trong giờ hành chính.
Bạn cũng có quyền khiếu nại tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền về bảo vệ dữ liệu cá nhân.